Bucht man Leistungen bei Hotels, schließt man einen Vertrag, der rechtsverbindlich ist. Stornokosten werden in den Vertragsbedingungen genau angegeben. Meist gibt es hierfür einen Stichtag an dem eine letzte kostenfreie Stornierung möglich wäre. Bucht man spät, also nahe zum Veranstaltungstag, kann diese Frist wegfallen und es entstehen von Anfang an Stornokosten. Es gibt aber eine Möglichkeit, diese zu umgehen.
Was fällt unter Stornokosten?
Als ich mit dem Planen von Veranstaltungen begann, dachte ich, Stornokosten fallen nur für Über-nachtungen an. Bis mich die Realität durch die Verkettung unglücklicher Ereignisse unsanft einholte. Ein tragischer Todesfall in der Familie und ich fiel akut für zwei Wochen aus. Meine Kollegen übernahmen die Organisation des Events, übersahen aber den letzten Tag der kostenfreien Stornierung, der ausgerechnet in diese zwei Wochen fiel.
Mehrere Tausend Euro Stornierungskosten wurden fällig. Nur ein Teil davon waren Übernachtungskosten. Hinzu kamen: Frühstück, Miete für den Tagungsraum, Tagespauschale, Sektempfang usw.
Meine Nachfrage beim Hotel, ob sie uns aus Kulanz am Preis entgegenkommen würden, blieb erfolglos. Auch meine Rechtsabteilung bestätigte, nach der Prüfung des Vertrages, dass wir zahlen müssten.
Eine Freundin von mir arbeitet in einem Tagungshotel und ich fragte sie mal, warum man auch Frühstück, Essen usw. zahlen müsse. Sie erklärte mir, dass das Hotel etwa eine Woche vorher die Ware bestellt und das nicht verkaufte Essen dann wegwerfen müsse. Für das Essen sind sie beim Lieferanten in Vorlage getreten. Buchen wir einen extra Raum für Gruppenarbeiten, kann dieser kurzfristig nicht weiter vermietet werden. Der Raum steht leer und verdient kein Geld. Außerdem wurde das Personal entsprechend eingeplant.
Lösung: Das Abrufkontingent
Ich habe daher in den letzten Jahren das Abrufkontingent für mich entdeckt und damit gute Erfahrungen gemacht.
Denn hier bucht der Gast selbst!
Schritte:
Man fragt vorab beim Hotel nach den benötigten Kapazitäten und vereinbart ein Abrufkontingent.
Das kann man sich vorstellen wie einen Topf, in dem die Anzahl der Zimmer, Preis und der letzt mögliche Tag der garantierten Buchung festgelegt wird. Bis zu diesem Tag hat der Gast eine Garantie, ein Zimmer zum vereinbarten Preis zu bekommen.
Gemeinsam mit dem Hotel legt man ein Stichwort fest.
Diese Informationen werden danach an die Teilnehmer versendet.
Diese können nun selbst ein Zimmer unter dem vereinbarten Stichwort buchen. In dem Fall wird ein Zimmer aus dem imaginären Topf genommen. Der Rest steht noch zur Verfügung.
Eine Woche, bevor die Zimmerreservierung ausläuft, erinnert man die Gäste.
Am vereinbarten Stichtag gehen die Zimmer zurück in den Verkauf und der Topf ist leer.
Beispiel eines großen Firmenevents am Firmenstandort
Nehmen wir an, eine große Tagung findet in der eigenen Firma statt. In einem Hotel in der Nähe sollen die Gäste übernachten.
Tagungsräume und Catering werden direkt von der Assistenz gebucht.
Zimmer und Tagungspauschale können über das Abrufkontingent erfolgen.
Damit ist der Gast selbst verantwortlich für seine Buchung. Das Hotel kann dann regelmäßig Updates über die Buchungen schicken und diese gleicht man mit den Anmeldungen für die Tagung ab. Bemerkt man, dass jemand noch kein Zimmer gebucht hat, hilft eine freundliche Erinnerung.
Beispiel für eine private große Feier
Hierfür eignet sich eine kombinierte Methode. Man findet eine schöne Location, organisiert das Rahmenprogramm und sucht sich einen Caterer aus. Mit diesem werden vorab die ungefähre Anzahl an Gästen vereinbart, die man dann zu einem festgelegten Datum bestätigt oder anpasst.
Übernachten die Gäste, sucht man ein Hotel, das möglichst nah am Veranstaltungsort ist und reserviert Zimmer für die Gäste als Abrufkontingent. Die Gäste buchen dann eigenverantwortlich. Sie haben nichts damit zu tun. Sollte ein Gast kurz vorher absagen oder nicht erscheinen, werden die Stornierungskosten von diesen selbst getragen.
Vor- und Nachteil dieser Methode
Die Zimmer gehen nach der festgelegten Frist wieder zurück in den Verkauf. Daher entstehen keine Stornierungskosten. Das ist klasse, oder?
Es gibt aber auch ein paar Wermutstropfen. Sobald die Zimmer zurück im Verkauf sind, hat der Gast keine Garantie, ein Zimmer zu bekommen. Auch der verhandelte Preis gilt nicht mehr.
Es gibt immer wieder Spezialisten, die das Stichwort nicht angeben und daher die normale Hotelrate zahlen. Diese erscheinen dann nicht auf dem Update, das das Hotel schickt. Hier hilft nur eins: Dem Hotel die Teilnehmerliste schicken, das die Namen mit allen Reservierungen abgleicht und diese Bucher findet. Mit den Hotels, mit denen ich öfter zusammenarbeite, bekommen die Gäste dann doch den vereinbarten Preis.
Auch interne Buchungssysteme können eine Buchung auf Abrufkontingent verhindern.
Ein regelmäßiger Austausch mit dem Hotel hilft hier sehr.
Fazit
Trotz einiger kleiner Nachteile bietet sich das Abrufkontingent an, wenn man eine große Gruppe von Gästen aus verschiedenen Firmen oder Kontinenten hat, die unterschiedlich anreisen oder ihre Teilnahme noch nicht feststeht. Ich habe auch einige Teilnehmergruppen, denen ich immer bis zum Schluss hinterherlaufen muss, um eine Zusage zu erhalten. Da ist das auch toll. Wobei ich natürlich auch unterstütze, wenn ein Gast den garantierten Stichtag trotz mehrerer Erinnerungen von mir verpasst.
Welche Erfahrungen habt ihr mit dem Abrufkontingent? Schreibt mir das gerne in die Kommentare.
Anmerkung: Diesen Text habe ich mir ganz frech aus einem Buch geklaut und angepasst! Es ist trotzdem kein Plagiat, denn das Buch habe ich geschrieben :-)
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