Eventmanagement versus Assistenz

Vor kurzem startete ich in die aufregende Zeit einer neuen Eventplanung. Diesmal ein Novum: Die Organisation zusammen mit einer Kollegin. Das dabei das Verständnis über unsere Rollen weit auseinanderlag, wurde mir bei unseren ersten Abstimmungsgesprächen bewusst. Vor allem, wie unsere Rolle im Organisationsteam aussieht und wie wir agieren. 

Dieses Beispiel zeigt den Unterschied zwischen assistieren und managen.

Ich liebe meine Rolle als Assistentin. Sobald es um die Organisation einer Veranstaltung geht, verwandle ich mich in eine Eventmanagerin. Was dazu nötig ist, lest ihr hier!

Ende des Jahres stand fest, ich organisiere ein großes Event mit internationalen Gästen und dies zusammen mit einer Kollegin. Also Ärmel hochgekrempelt und los geht es. Bei einem unserem ersten Abstimmungs-Gespräch sagt sie mir, dass sie das Hotel und Rahmenprogramm organisiert. Den Rest können die anderen machen.

Mit den anderen ist unser Organisationsteam gemeint, dass sich um die Inhalte und die Gestaltung kümmert. Und dann gibt es auch noch unser Team von 2 Moderatoren, dass wir extern einkaufen.

Wir haben also einige Personen, die an einen Tisch geholt werden müssen. Als Eventmanagerin sorge ich dafür, dass alles reibungslos läuft. Die Organisation von Hotel und Rahmenprogramm ist nur ein Bestandteil.

Aber wer sorgt dafür, dass alle genau das haben, was sie brauchen? Das alle Beteiligten wissen, was sie zu tun haben? Vereinbarte Aufgaben erledigt werden?

Das mache ich, die Eventmanagerin! Ich habe den Hut auf, koordiniere Aufgaben, passe Pläne an, spreche mit allen Beteiligten:

• Moderatoren

• Organisationstem

• Assistenz

• Hotel

• Rahmenprogramm-Dienstleister

• Gäste

Ich bin Dreh- und Angelpunkt, habe den kompletten Überblick, bin zentraler Ansprechpartner.

Regelmäßige Absprachemeetings werden von mir organisiert, moderiert und dokumentiert. Ich frage aktiv nach, ob einzelne Aufgaben erledigt wurden. Und später bin ich auch vor Ort mit dabei um kurzfristige Änderungen mit dem Hotel umzusetzen.

Rollendefinition

Diese Rolle muss klar von meinem Auftraggeber benannt werden. Das ist wichtig, um von allen akzeptiert zu werden. Sonst sehen viele in mir die Assistenz und gerade Alpha-Tiere übernehmen gerne das Ruder. Was kein Problem wäre, wenn sie es konsequent und komplett übernehmen würden. Meiner Erfahrung nach, machen sie das aber nur halbherzig und nur da, wo sie wollen. Das angerichtete Chaos kann ich dann aufräumen. Daher ist die Rollendefinition und die Akzeptanz aller wichtig.

Auch deshalb, weil nur mit Akzeptanz dieser Rolle alle Informationen bei mir landen und Arbeitsaufträge nicht ignoriert werden.

Klar, kann auch mal etwas an mir vorbei gehen. Das ist menschlich und selten böse Absicht. Wenn das passiert, ist es wichtig, das anzusprechen und die Person wieder auf Linie zu bringen.

Es ist also ein Führen ohne Führungsverantwortung. Das klappt gut, wenn:

• die Rolle von einer Führungskraft klar kommuniziert wird

• souverän aufgetreten und

• klar und offen miteinander gesprochen wird

Die Rolle eines Eventmanagers geht also weit über die Rolle einer Assistenz hinaus.

Ihr macht das schon? Vielleicht innerhalb eurer Assistenzrolle? Dann habe ich einen Tipp: Nehmt diesen Punkt in euer Stellenprofil und im Arbeitszeugnis mit auf. Ein Event ist eine große Sache, die nicht nebenbei erledigt wird. Das sollte dokumentiert werden.

Eventmangement versus "Organisation von Workshops" - was passt besser zu euch?