Es gibt Erhebungen, wonach eine Assistenz 58-mal am Tag während der Arbeit unterbrochen wird. Es dauert durchschnittlich 3 Minuten, bis die Aufmerksamkeit wieder bei der alten Aufgabe ist. Das sind am Tag 174 Minuten - also fast 3 Stunden! Anstatt 8 Stunden effektiver Arbeit, schafft man also nur 5 Stunden am Tag - wobei Pausen und die Ablenkung selbst noch gar nicht eingerechnet sind.
Diese durchschnittliche Anzahl ist an manchen Tagen sogar höher und abends hat man das Gefühl, nichts gearbeitet zu haben und die To-do-Liste ist noch immer prall gefüllt.
Und jetzt? Jeden Tag Überstunden machen, um die Arbeit zu schaffen? Nein, das ist nicht nötig, wenn man die drei Stunden einsparen kann. Wie das geht, verrate ich hier, vorweg kann ich aber sagen, dass hier ein Umdenken notwendig ist und man sich von einigen Glaubenssätzen verabschieden sollte. Und der Erste, den ich nenne, ist für mich auch der Wichtigste. Also bereit für ein paar neue Ideen?
Tipp Nr.1 - Kein Multitasking
Anfänglich wollte ich es nicht wahrhaben. Ich bin schließlich eine Frau und Frauen sind ganz toll in Multitasking. Ja, sie sind berühmt dafür, dass sie einen Kuchen backen, während sie die Küche putzen und daneben noch die Steuererklärung machen.
Vor einigen Jahren fiel mir auf, dass ich schneller und effektiver bin, wenn ich jede Aufgabe hintereinander erledige und mit der zweiten erst beginne, wenn die erste abgeschlossen ist. Und nicht nur das: Ich war auch weniger gestresst!
Inzwischen ist meine eigene Erkenntnis von einigen Studien untermauert worden und renommierte Wissenschaftler kommen zum Ergebnis, dass wir gar kein Multitasking können - wir machen viele Sachen eben schnell hintereinander:
„MULTITASKING IST PHYSIOLOGISCH FÜR DAS MENSCHLICHE GEHIRN NICHT MÖGLICH. ZU EINEM BESTIMMTEN ZEITPUNKT KANN IMMER NUR EIN EINZIGER SACHVERHALT IM ZENTRUM DES BEWUSSTSEINS STEHEN.“.“ - ERNST PÖPPEL, NEUROPSYCHOLOGE
Der Moment in dem man diese Tatsache akzeptiert und sich vom "alles-auf-einmal-machen" verabschiedet, ermöglich den nächsten Schritt:
Tipp Nr.2 - Fokus
Fokussierung auf eine einzige Aufgabe bringt Effektivität. Wichtig ist hier, dass man sich Fokuszeit schafft, also Zeit, in der ungestörtes Arbeiten möglich ist.
Hierzu gibt es inzwischen tolle Tools wie Microsoft Viva Insight. In diesem dem Outlook angehängten Plug in gibt man einige grundlegende Daten ein und Outlook stellt automatisch jede Woche Fokus-Blöcke in deinen Kalender ein. Der Status wird dabei auf "nicht stören" gestellt und in dieser Zeit erreichen dich weder Nachrichten noch Anrufe. Ähnlich wie beim Flugmodus im Handy.
Hast du kein MS Insight, lege einfach selbst einige Serientermine für deine Fokuszeit in den Kalender. Pro Woche reichen 2-5 Blöcke mit jeweils einer Stunde aus. Das wird eine Effektivität bereits deutlich steigern.
Sitzt du mit echten Menschen im Büro, hilft ein einfaches Schild außen an der Bürotür oder auf dem Schreibtisch: "Bitte nicht stören, bin um 10 Uhr wieder für euch da". Eine Zeit anzugeben ist dabei wichtig. Für die Kollegen und auch für einen selbst.
Legst du eine Anfangs- und eine Endzeit für eine Aufgabe fest, willst du das in dieser Zeit auch erledigt haben - das spornt an und lässt dich effektiver arbeiten.
Und wenn du sie erledigt hast, muss das gefeiert werden! Hol dir einen Kaffee oder halte zumindest kurz inne, um dich zu freuen und um das Gefühl zu genießen, etwas geleistet zu haben. Hast du Klasse gemacht!
Tipp Nr.3 - Ablenkung vermeiden
Auch wenn ich unter Punkt 2 bereits erwähnt habe, wie wichtig es ist, sich auf eine Aufgabe zu fokussieren: Das Handy bekommt einen eigenen Abschnitt. Gerade, weil es allgegenwärtig ist und immer in unserer Nähe. Daher passt der Name perfekt: Handy ist der englische Begriff für "in Griffweite".
Am Anfang mag es sich noch merkwürdig anfühlen, aber so ein Ding kann man super in der Handtasche verschwinden lassen, auf Flugmodus oder lautlos stellen. Und genau das würde ich damit machen. Es ist ja nur zeitlich begrenzt und darf nach der Fokuszeit direkt wieder benutzt werden. Und auch das kann als kleine Belohnung sehen, zum Beispiel eine kleine Runde Wordl darauf spielen.
Tipp Nr.4 - Priorisierung
Es gibt zahlreiche Untersuchungen und Modelle wie das Pareto - Prinzip, die besagen, dass 80 Prozent der Aufgaben mit 20 Prozent Aufwand erledigt werden können.
Umgekehrt bedeutet das: Für die restlichen 20 Prozent wendet man 80 Prozent seiner Zeit auf. Dabei fällt auf, dass der große Aufgabenblock mit 80 Prozent auch die wichtigsten und dringendsten Punkte erhält.
Beispiel Veranstaltung: Die beiden wichtigsten und größten Punkte sind wohl das Ziel, die Terminfindung und die Location. Davon sind alle nachfolgenden zu organisierenden Aufgaben abhängig. Sind diese beiden Aufgaben erledigt, kommt ganz viel Kleinkram, der ewig aufhält. Wer Veranstaltungen plant, stimmt mir hier vielleicht zu.
Daher ist es wichtig, sich erst um die großen Aufgaben zu kümmern, erst dann kommt der Kleinkram.
Tipp Nr.5 - Schluss mit der Aufschieberitis
Ich bin nicht perfekt, sondern leide unter Prokrastination. Dagegen gibt es leider keine Wunderpille, denn es ist keine Krankheit. Ich teile mit vielen Menschen einfach die Gewohnheit, unangenehme oder langweilige Dinge vor mir herzuschieben. Irgendwann sind sie dann nicht mehr langweilig, sondern nur noch dringend.
Das Buch von Brian Tracy hat mir die Augen geöffnet, und obwohl es "Eat that Frog" heißt, ist es für Vegetarier und Veganer geeignet, denn es stirbt kein einziger Frosch!
Der Frosch ist hier ein Sinnbild für eine unangenehme Aufgabe auf die man gar keine Lust hat und deshalb immer wieder vor sich her schiebt. Überlege dir am Morgen, welche Aufgabe dein größter und hässlichster Frosch ist. Mit diesen zwei Fragen bekommst du die Kröte schnell identifiziert:
Was hat die größte Auswirkung auf mein Leben, wenn ich diese eine Aufgabe erledige?
Was hat die größte Auswirkung auf mein Leben, wenn ich diese eine Aufgabe NICHT erledige?
Sobald du die hässlichste und größte Kröte/Frosch gefunden hast, erledigst du sie als erstes! Du wirst dich danach toll fühlen, denn mit der unangenehmen Aufgabe verschwindet auch das unangenehme Gefühl oder dein schlechtes Gewissen.
Ein Tipp von mir: Wenn du das Buch "Eat that Frog" kaufen möchtest, hole es dir als Audio und höre es im Wartezimmer beim Arzt, beim Sonnenbaden, in der Bahn. Damit nutzt du diese Zeit perfekt. Gilt natürlich auch für andere Bücher.
Tipp Nr.6 - Deep Work
Wow - jetzt kommen wir zur Königsklasse. Dieser Punkt ist für Fortgeschrittene, die Punkt 1 - 5 bereits verinnerlicht haben.
Deep Work beschreibt den Zustand höchster Konzentration. Wir sind dann so in unsere Arbeit vertieft, dass wir alles um uns herum vergessen und eine Art Tunnelblick haben, wir blenden unsere Umgebung aus. In dieser Phase der höchsten Konzentration arbeiten wir effektiv, machen weniger Fehler und haben eine große Klarheit, die oft zu tollen Ideen oder Lösungen führt.
Das ist natürlich anstrengend und kann nicht den ganzen Tag durchgehalten werden. Daher ist es wichtig auch hier vorab Zeitfenster zu schaffen und am Ende eines solches eine Pause zu machen.
In eine deep Work Phase kommt man am Anfang vielleicht nicht so einfach hinein, aber es ist wie mit einem Krafttraining: Je öfter man trainiert, desto schneller kommt man in den Flow - so wie ich es gerne nenne. Die Arbeit fließt dann einfach und gelingt mühelos. Ein tolles Gefühl.
Ãœbrigens kann man hier mit Konzentrationstechniken, wie Meditation, autogenem Training oder Traumreisen leichter in diesen Zustand kommen.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass fokussiertes Arbeiten Zeit spart und Multitasking nicht möglich ist.
Natürlich brauche ich für kleine Aufgaben (Tisch im Restaurant reservieren) keine Fokuszeit und muss auch nicht in deep work kommen. Aber gerade für große, verantwortungsvolle Aufgaben wie Projektarbeit, Planungsarbeit oder komplexe Veranstaltungen lohnt es sich, sich mit diesem Thema zu beschäftigen.
In meinem Buch "Veranstaltungen für Anfänger" habe ich dem Thema ein ganzes Kapitel gewidmet, weil jeder Planungsfehler große Probleme bringen kann und dann zusätzliche Zeit kostet, um das entstandene Problem wieder zu beheben.
Und bitte: seid gnädig mich euch! Nicht alle Punkte auf einmal umsetzen, sondern nehmt euch einen Tipp nach dem anderen vor. Viel Erfolg!
Weiterführende Links und Informationen in diesem Beitrag:
Wordl - Such das Wort (Vorsicht - kann süchtig machen)
- auf Deutsch: Wordl
- auf Englisch: Wordl
Eat that Frog:
Hörbuch - Eat that Frog Audio - von Brian Tracy
Ernst Pöppel - Wissenswertes über den Neuropsyschologen